Projektu vadība

Projektu vadība

Kas ir projektu vadība?

Projektu vadība ir process, ko veido koordinētu un kontrolētu norišu kopums, kuram ir sākuma un beigu termiņš, un kura mērķis ir jāsasniedz, iekļaujoties atvēlētajos laika, izmaksu un resursu ietvaros. Projekts ir raksturīgs ar to, ka tas ir vienreizējs (created once), tam ir laika limits (temporary), un tas ir specifisks (specific).

Veiksmīgam projekta vadītājam vienlaicīgi jāpārvalda četri projekta pamatelementi: resursi, laiks, nauda un projekta apjoms. Projektu vadība saista visus šos elementus.

Projektu vadības elementi:

  • Resursi – cilvēki, aprīkojums, materiāli
  • Laiks – uzdevumu ilgums, gala termiņš
  • Nauda – izdevumi, neparedzētas izmaksas, peļņa
  • Apjoms – projekta apmērs, vēriens, mērķis, prasības

Lielākoties projektu vadība runā par nepieciešamību pārvaldīt un līdzsvarot trīs elementus: cilvēkus, laiku un naudu. Tomēr, ceturtais elements, jeb apjoms ir vissvarīgākais. Tas nosaka, kādi uzdevumi ir jāpilda un kādi tiem ir pieejamie resursi. Jebkuras apjoma izmaiņas  pieprasa atbilstošas izmaiņas budžetā, laikā un resursos. Nav iespējams efektīvi pārvaldīt resursus, laiku un naudu, kas ir piešķirti projektam, bez iespējas iezīmēt projekta apjoma robežas un nenosakot tā  mērķi.

Tikai tad, kad projekta apjoms ir identificēts un saskaņots ar budžetu, var sākt pārvaldīt projekta resursus, kas ietver cilvēkus, iekārtas un materiālus.

Ar ko sākas projektu vadība?

  • Noteikt projekta apjomu. Kāds ir projekta mērķis?
  • Noteikt pieejamos resursus. Kāds personāls, aprīkojums un budžets būs pieejams?
  • Pārbaudīt timeline - projekta gala termiņu. Kad projekts būs pabeigts?
  • Tikties ar komandu. Svarīgi atrast kopīgu valodu ar šiem cilvēkiem un modināt viņos komandas garu.
  • Izveidot sarakstu  “Lielie soļi” (milestones).  Kādas ir galvenās projekta daļas?
  • Izveidot sarakstu ar “Mazie soļi”. Katru lielo soli sadalīt „soli pa solim”.
  • Izstrādāt sākotnējo plānu. Apkopot tajā visus iepriekšējos plāna punktus.
  • Izstrādāt ģenerālplānu. Organizēt darba grafikus un veikt nepieciešamās izmaiņas sākotnējā plānā.
  • Pārskatīt plānu un veikt nepieciešamās korekcijas. Realitātē reti kad ir pietiekami daudz laika,  resursu  un darbinieku.
  • Neatkāpties no sava plāna, bet… tā dēļ nav jānomirst! Sasniegt maksimālo rezultātu ar esošajām iespējām.
  • Uzraudzīt darbiniekus. Neko nedrīkst palaist pašplūsmā: komandas darbs, veiktspēja un klimats ir jākontrolē.
  • Rūpīga grāmatvedība un dokumentācija. Jāfiksē katra atkāpe no ģenerālplāna, fiksējot attiecīgās rīcības iemeslu.
  • Pieeja informācijai. Informēt visas ieinteresētās personas par to kā notiek process. Katrs komandas dalībnieks zina, ko dara citi.
  • Pasūtītājs zina, ko dara visi, un zina visu informāciju: gan pozitīvo, gan negatīvo.

Ilustrācija: deviantart