Komunikācija un tās kanāli

Komunikācijas kanāli

Lai runātu par to, kas ir komunikācija un tās kanāli, kā arī kāda ir to nozīme, vispirms jāsprot, kāda ir komunikācijas nozīme ikdienas dzīvē. Tikai pēc tam var izdalīt komunikācijas virzienus un plūsmas.

Komunikācija un attiecības

Komunikācijas veidi nosaka cilvēku savstarpējās attiecības. Mēs esam saistīti ar citiem cilvēkiem un atkarīgi no viņiem tāpat, kā viņi ir atkarīgi no mums. Veiksmīga komunikācija nozīmē to, ka viss ir svarīgi – gan vārdi, gan darbība un garastāvoklis, izturēšanās veids, arī mīmika un žesti, gan pat tikai klusēšana un poza sniedz informāciju par mums. Mēs apzināti, vai neapzināti kaut ko demonstrējam uz āru, tomēr, mēs nevaram paredzēt kā šo informāciju uztvers citi caur saviem uztveres kanāliem un pieņēmumiem.

Ja runājam par organizāciju, tad komunikācija ir tās organizācijas kultūras sastāvdaļa, kas nodrošina vispusīgu domu apmaiņu. Komunikācija nav tikai rīkojumu vai informācijas nodošana vienā (no augšas uz leju) un reakcija otrā (no lejas uz augšu) virzienā, bet gan domu, ideju, viedokļu apmaiņa un atgriezeniskā saite visos virzienos, kā arī dimensijās.

Formālā komunikācija

Tā ir visa “oficiālā” informācija, kura no darbiniekiem apzināti, plānoti, kontrolēti nonāk pie vadības atgriezeniskās saites veidā. Tāpat tie ir visi vadības lēmumumi, jaunākā informācija, inovācijas, arī krīzes komunikācija.Šī ir organizēta informācija, kas  ceļo starp atsevišķām uzņēmuma struktūrvienībām tajos virzienos, ko nosaka uzņēmuma pamatprocess. Formālā komunikācija ir kontrolējama vai regulējama gan ar organizācijas kultūru, gan īpaši izstrādātiem komunikācijas modeļiem.

Neformālā komunikācija

Tā ir visa  ”neoficiālā” informācija, kas no darbiniekiem nejauši vai jauši nonāk pie vadības, vai otrādi, vai arī ceļo starp atsevišķām uzņēmuma struktūrvienībām gan horizontālā, gan vertikālā virzienā. Neformālā komunikācija nav kontrolējama vai regulējama, bet to var noteikt organizācijas kultūra. Ja organizācijā nav pieņemts lietot, piemēram, žargonvārdus, tad, visdrīzāk, kolēģim, kas to dara, aizrādīs viņa paša kolēģi.Tāpat, tie ir kopīgi ārpusdarba pasākumi, neformālās sarunas, arī baumas. Baumas ir pirmais signāls, kas liecina, ka nav sakārtota formālā komunikācija.

Iekšējā komunikācija

Tā ir visa iekšējā komunikācija, kas atkarībā no uzņēmuma specifikas un vajadzības tiek regulēta ar prasībām vai noteikumiem. Ar iekšējās komunikācijas palīdzību var notiekt, piemēram, cik ilgā laikā jāatbild uz e-pastiem, kā tiek noteikta to prioritāte, kurš no kura saņem informāciju, kas organizācijā ir lēmumu izstrādātājs, bet kurš ir lēmumu pieņēmējs. Iekšējās komunikācijas mērķis ir atvieglot un optimizēt uzņemuma pamata procesus.

Ārējā komunikācija

Tā ir visa komunikācija, ko uzņēmums dod uz āru. Telefona zvani un atbildes uz tiem, kā arīi e-pastu kultūra šajā gadījumā ir mazākā sastāvdaļa. Pie pārējā pieskaitāmas tādas svaīgas sastāvdaļas kā PR, reklāma, korporatīvais tēls, oficiālā informācija, konfidencialitāte, darbienieku runas kultūra, pat attieksme. Ārējā kominikācija ir cieši saistīta ar mārketingu un tā aktivitātēm.

Horizontālie kanāli

Tā ir savstarpējā saziņa un informācijas apmaiņa viena līmeņa darbinieku vidē. Grūti kontrolējama. Šajos kanālos cirkulē gan profesionālā informācija, gan sadzīviskā informācija. Horizontālās informācija kvalitāte ir atkarīga no vispārējās gaisotnes uzņēmumā, uzņēmuma kultūras, un ir tiešā saistība ir arī ar informācijas kvalitāti vertikālajā informācijas kanālā. Lielu lomu spēlē neformālais līderis un viņa noskaņojums. Sadzīviska rakstura informācijas plūsma dzīvo savu, nekontrolēto dzīvi, tā var gan celt darbinieku lojalitāti uzņēmuma, gan gremdēt. Prasmīga uzņēmuma vadība šo kanālu var ietekmēt pēc aktualitātes.

Vertikālie kanāli

Tos izmanto uzņēmuma vadība un tie ir vadības kontrolē. Vadītājs caur šiem kanāliem novada to informāciju, kas nepieciešama visiem darbiniekiem, lai tie varētu veiksmīgi sasniegt uzņēmuma mērķus. Tajos cirkulē gan profesionālā, gan komandu motivējošā informācija, kā arī atgriezeniskā saite. Profesionālā informācija ir viss, kas saistīts ar darbinieka darba pienākumiem un uzņēmuma pamata procesu – instrukcijas, uzdevumi, tehniskie dati, atskaites, plāni, utt.

Uzņēmumam problēmas rada sastrēgumi vertikālajos komunikāciju kanālos. Aktivizējas komunikācija horizontālajos kanālos un tajos sāk cirkulēt negatīvā informācija, baumas, ko izplata neformālie līderi, izsakot savu neapmierinātību un demotivējot citus.

Ilustrācija: www.fluxproducts.com