Kā jebkura plānošana, arī personāla plānošana, izriet no uzņēmuma noteiktajiem mērķiem. Mērķus nosaka uzņēmuma stratēģijas atbilstībā tā misijai un vīzijai. Personāla plānošana ir personāla esošā un nepieciešama skaita salīdzināšanu un tā nosaka nākotnes darbinieku skaitu pēc kvantitātes, kvalitātes, vietas un laika. Personāla plānošana ir personāla vadības process, kurš paredz personāla apjomu – kas, kad, cik daudz un kāpēc būs nepieciešams, lai realizētu uzņēmuma stratēģiju, vienlaikus sniedzot atbalstu esošajiem darbiniekiem.
Personāla plānošana nozīmē nodrošināt
- Īstos cilvēkus;
- Īstās prasmes;
- Īstajās vietās;
- Īstajā daudzumā;
- Īstajā laikā.
Vajadzību pēc jauniem darbiniekiem nosaka
- Uzņēmuma dibināšana;
- Uzņēmuma paplašināšana;
- Produkcijas apjoma palielināšana;
- Jauna projekta uzsākšana;
- Jaudas vai apjoma palielināšana.
Cilvēkiem ir dabiska vēlme pēc pārmaiņām. Tiem mainās dzīves uzskati, dzīves apstākļi, vērtības un galu galā motivācija. Tas viss rada nepieciešamību jau esošās, it kā stabilās darba vietas, aizpildīt no jauna ar jauniem resursiem. Personāla plānošanas nepieciešamība tiek izvirzīta vispirms jau attiecīgās nodaļas ietvaros, un tikai tad jaunu nodaļu, struktūrvienību vai pakalpojumu izveidošanai. Personāla plānošana ir process, kurā tiek formulēts, kas tieši būs nepieciešams, kādu uzdevumu veikšanai, kādas kvalifikācijas, kādam laika periodam, ar kādām cilvēciskajām kvalitātēm jābūt vēlamajam darbiniekam.
Jauna darba vakances nepieciešama, ja
- Ir nepieciešama jauna pozīcija;
- Esošā darbinieka amata maiņa;
- Esošā darbinieka statusa maiņa;
- Atlaišana vai arī darbinieks pats aiziet;
- Dekrēts, ilgtermiņa darba nespēja, un citi.
Personāla plānošana, desmit soļi
- Noteikt amata pozīciju, un cik daudz darbinieku būs nepieciešams ilgtermiņā;
- Kādas prasmes un zināšanas būs nepieciešamas īstermiņā;
- Noteikt kādi būs darbinieka pienākumi, pilnvaras un atbildība;
- Noteikt kādi būs pienākumu KPI, lai izvērtētu darba kvalitāti un kvantitāti;
- Noteikt kādā veidā un kam darbinieks atskaitīsies, jeb definēt atskaišu sistēmu;
- Noteikt kāda būs darbinieka alga un tās progress pēc esošās algu sistēmas;
- Noteikt darbinieka slodzi un papildus prasības;
- Noteikt kādai ir jābūt darbinieka personībai;
- Prognozēt cilvēkresursu pieejamību, pamatojoies uz tirgus situāciju;
- Noteikt atšķirību starp nepieciešamajiem un pieejamajiem resursiem.